VAT dla resellerów sneakersów: procedura marży a standardowy VAT

Prawie każde pytanie o VAT, przed którym staje europejski reseller, sprowadza się do tego, pod który z dwóch systemów podlega sprzedaż. Standardowy VAT nalicza VAT od pełnej ceny sprzedaży, a zwykle możesz odliczyć VAT naliczony, który zapłaciłeś przy zakupie towaru. Procedura marży (system dla towarów używanych, czyli opodatkowanie marży) nalicza VAT tylko od Twojej marży zysku. Marża to różnica między ceną zakupu a ceną sprzedaży. Nie odliczasz VAT naliczonego, bo nie było czego odliczyć.

Procedura marży istnieje dla towarów takich jak używane i wiele odsprzedawanych sneakersów, kupionych od osób prywatnych albo innych sprzedawców w procedurze marży, gdy nie było VAT do odliczenia. Naliczenie pełnego standardowego VAT od takich towarów opodatkowałoby tę samą wartość dwa razy. Ta procedura to właściwe rozliczenie dużej części towaru w odsprzedaży, a nie luka w przepisach.

Właściwy system zależy głównie od dwóch rzeczy: jak nabyłeś towar i jaki masz status rejestracji. Ogólnie:

• Kupione od osoby prywatnej albo sprzedawcy w procedurze marży, bez VAT do odliczenia → zwykle właściwa jest procedura marży, a VAT należy się tylko od Twojej marży.
• Kupione od firmy zarejestrowanej jako podatnik VAT z prawidłową fakturą VAT → zazwyczaj odliczasz ten VAT naliczony i sprzedajesz ze standardowym VAT.
• Sprzedaż B2B przez granicę UE do kupującego zarejestrowanego jako podatnik VAT → to zwykle wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów ze stawką zerową (więcej o marketplace’ach poniżej), którą rozlicza się jeszcze inaczej.

Z tego wyboru wynikają dwa praktyczne ograniczenia. Faktura w procedurze marży nie może pokazywać VAT jako osobnej pozycji do odliczenia. Zamiast tego ma adnotację o procedurze marży, więc Twój kupujący nie może odliczyć z niej VAT. Nie możesz też mieszać systemów w jednej pozycji: para jest sprzedawana albo w procedurze marży, albo ze standardowym VAT, nie w obu. Właściwy system dla każdej sprzedaży utrzymuje spójność wszystkich późniejszych dokumentów.

Wybór wpływa na Twój zysk, a nie tylko na papierologię. Przy standardowym VAT naliczasz VAT od całej ceny, ale odliczasz VAT naliczony, który zapłaciłeś. Przy towarze kupionym z prawidłową fakturą VAT jest to często neutralne albo korzystne. W procedurze marży naliczasz VAT tylko od różnicy, co zwykle jest lepszym wynikiem dla towaru kupionego bez VAT do odliczenia. Ale tracisz prawo do odliczenia VAT naliczonego i nie możesz wystawić kupującemu pozycji VAT do odliczenia. Żaden nie jest zawsze „tańszy”. Właściwy zależy od tego, skąd masz parę.

Procedura marży wymaga też osobnej ewidencji. VAT należy się od różnicy między ceną zakupu a ceną sprzedaży, więc dla każdego towaru w procedurze marży musisz umieć udokumentować obie. Oznacza to czysty zapis zakupu dla każdej sztuki, a nie tylko sumę sprzedaży. To koszt zakupu każdej sztuki zapisany przy przyjęciu. To jeden z praktycznych powodów, żeby zapisywać koszt, gdy towar przychodzi, zamiast odtwarzać go na koniec kwartału.

Wielu resellerów sprzedaje w obu systemach. Jeśli Ty też, oznacz każdą parę poprawnie w chwili sprzedaży. Ustawienia VAT dla profilu i dla kontrolera przenoszą wtedy to oznaczenie na fakturę, więc dwa systemy nigdy nie mieszają się w jednym dokumencie.

Gdy odsprzedaż przestaje być hobby i staje się biznesem, w grę wchodzi rejestracja. Tu ogólne porady szkodzą najbardziej, bo liczby różnią się w zależności od kraju.

Kilka zasad warto znać, choć szczegóły musisz potwierdzić lokalnie. Większość krajów UE ma krajowy próg rejestracji VAT, poniżej którego mali sprzedawcy nie muszą się rejestrować, a te progi bardzo się różnią. Dla transgranicznej sprzedaży B2C do innych krajów UE obowiązuje ogólnounijny próg sprzedaży na odległość. Powyżej niego naliczasz stawkę VAT kraju kupującego, zwykle przez deklarację One-Stop-Shop (OSS), zamiast rejestrować się w każdym kraju. Wejście w procedurę marży albo rezygnacja z niej mają własne warunki i wymagania dotyczące ewidencji.

Resellerzy nie doceniają tej części. Ta sama para, sprzedana za tę samą kwotę, jest rozliczana inaczej w zależności od marketplace’u. Każda platforma odbiera towar w innym kraju i ma inne ustawienia dla sprzedawców. Największa różnica to B2B a B2C.

Dokładne zasady każdej platformy się zmieniają i każdą powinieneś potwierdzić u samej platformy. Stałe jest to, że kwota do wypłaty netto i rozliczenie VAT idą w parze. Sprzedaż skierowana jako B2B ze stawką zerową daje inny wynik niż ta sama cena sprzedana jako B2C z lokalnym VAT w cenie. Nie porównuj tu cen z nagłówków. Porównaj to, co dostajesz po opłatach i VAT, w Price Comparator, a potem zdecyduj, gdzie para powinna się sprzedać.

O Twojej sytuacji VAT decyduje Twój księgowy, a nie RestocksAIO. Aplikacja stosuje ustaloną przez Ciebie sytuację spójnie w każdej cenie, wypłacie i dokumencie. Ustawienia VAT są w kilku połączonych miejscach.

Po pierwsze, tryb VAT ustawiasz dla każdego profilu firmy i każdego kontrolera, łącznie z osobnym ustawieniem VAT w procedurze marży. Profil albo kontroler oznaczony jako procedura marży tworzy dokumenty w procedurze marży i nigdy przypadkiem nie wystawi faktury ze standardowym VAT. Po drugie, Twój Lowest Payout jest korygowany o VAT dla każdego konta. Wyższa oferta cenowa może słusznie spaść poniżej Twojego prawdziwego minimum, gdy uwzględni się jej rozliczenie VAT (łącznie z procedurą marży), a Bricker i Offer Sniper oba to respektują. Po trzecie, Calculator ma szybki kalkulator VAT i kalkulator wypłat dla każdej strony, więc możesz sprawdzić liczbę, zanim się na nią zdecydujesz.

Jeśli jesteś niemieckim sprzedawcą wysyłającym B2B do innego kraju UE, potwierdzenie dostawy (Gelangensbestätigung) to dokument, który dowodzi, że towar przekroczył granicę. Ten dowód pozwala zastosować stawkę zerową do wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów. Jest obowiązkowy według niemieckiego prawa podatkowego (§17a UStDV) przy tych transakcjach B2B w UE. To także dowód, którego będziesz potrzebować, jeśli zwolnienie z VAT zostanie kiedyś zakwestionowane.

Klasyczny przypadek to sprzedaż do StockX, którego europejskie centrum weryfikacji odbiera towar w Veldhoven w Holandii. Potwierdzenie dowodzi, że Twoje pary opuściły Niemcy i trafiły do innego państwa członkowskiego. RestocksAIO generuje je automatycznie razem z fakturami, gdy uruchamiasz Generate Invoices dla kwalifikujących się sprzedaży. Potwierdzenie wskazuje Ciebie jako dostawcę z Twoim numerem VAT, a platformę jako klienta z UE z jej numerem VAT. Podaje też ilość i opis handlowy oraz miejsce i miesiąc przybycia towaru. Szczegółowy załącznik dodaje ID zamówień, SKU, rozmiary, daty dostawy, kraje nadania i odbioru oraz numery przesyłek.

Rodzaj faktury liczy się tak samo jak tryb VAT. RestocksAIO oferuje kilka, a dostępne zależą od strony. Summary łączy sprzedaże w jedną fakturę. SummaryByCashout tworzy jedną fakturę na każdą wypłatę środków (StockX/Alias). SummaryByVatRates rozdziela sprzedaże B2B i z VAT (Alias). Individual wystawia jedną fakturę na każdą sprzedaż. Simplified zbiera wszystko w jedną zsumowaną pozycję. Możesz też generować faktury z zakresu dat, z pliku CSV Sale History z marketplace’u albo z własnego szablonu.

Gotowe faktury nie muszą zostawać w aplikacji. Trafiają prosto do LexOffice, SevDesk, Fakturownia albo Infakt, więc dokument utworzony ze sprzedaży ląduje w narzędziu, w którym już pracuje Twój księgowy. RestocksAIO generuje faktury uwzględniające VAT i potwierdzenia wywozu i wysyła je do tych narzędzi. Nie składa za Ciebie deklaracji VAT. Składanie deklaracji i doradztwo zostają po stronie Twojego księgowego albo programu księgowego.

Sprzedaż B2B ze stawką zerową nie włącza się automatycznie. Każdy marketplace ma własny krok wdrożenia. Jeśli zrobisz go źle, VAT zostanie naliczony wtedy, gdy nie powinien, albo Twoje faktury zostaną odrzucone. Zasady zmieniają się w czasie, więc każdą potwierdź u samej platformy. Ogólny schemat jest jednak na tyle stały, że można na nim planować.

Na StockX dodajesz swój numer VAT w ustawieniach regulacyjnych konta. Gdy zostanie rozpoznany, zwykle nie musisz wysyłać StockX swoich faktur. Na Alias wysyłasz swoje User ID sprzedawcy i numer VAT do działu podatkowego GOAT, żeby przełączyć konto, a potem raz w miesiącu wysyłasz faktury. Generowanie faktur w RestocksAIO jest stworzone dla takiej cyklicznej partii. Na WeTheNew prosisz o przejście na B2B przez kontakt dla sprzedawców. Potem zmienia się rozliczenie Twoich wypłat i znowu co miesiąc wysyłasz faktury.

Schemat jest taki: zarejestruj numer VAT raz na każdej platformie, a potem co miesiąc wysyłaj faktury. Faktury generują się z danych o sprzedaży, więc ta comiesięczna wysyłka to jedno uruchomienie partii.

Zgodność z VAT sprowadza się do prowadzenia dokumentacji. Właściwe rozliczenie nic nie jest warte, jeśli nie możesz przedstawić dokumentów, które je potwierdzają. Gdy generujesz dokumenty z danych o sprzedaży, ślad buduje się w trakcie pracy, więc nie odtwarzasz go na koniec roku. W każdym okresie archiwizujesz spójny zestaw: faktury (we właściwym systemie i języku), potwierdzenia wywozu dla dostaw wewnątrzwspólnotowych i pliki PDF z potwierdzeniem dostawy, które pokazują, że towar się przemieścił.

Faktury trafiają do LexOffice, SevDesk, Fakturownia albo Infakt, więc Twój księgowy pracuje na bieżących danych, a nie na pudełku z papierami przed terminem. Analytics oferuje eksport CSV, gdy księgowy chce surowych liczb. Nawyki, dzięki którym audyty są bezbolesne, są proste. Generuj dokumenty w tym samym uruchomieniu. Trzymaj je razem ze sprzedażą, do której należą. Nigdy nie zostawiaj kwartału bez dokumentów. Ustaw poprawnie oznaczenie systemu i konfigurację platformy i generuj dokumenty konsekwentnie. Audyt to wtedy plik, który przekazujesz, a nie stracony miesiąc.

Kilka błędów powoduje większość problemów z VAT, na które trafiają resellerzy:

• Sprzedaż w procedurze marży, z której powstaje faktura ze standardowym VAT: rozwiązanie to ustawienie trybu VAT raz w profilu/kontrolerze, a nie przy każdym dokumencie.
• Potwierdzenie wywozu, którego liczby nie zgadzają się z fakturą: unikniesz tego, generując oba dokumenty razem z tych samych danych.
• Brakujące oczekujące sprzedaże na przełomie kwartałów: generuj z dwóch kwartałów i zaznacz „Import old CSV to remove dupe”. Zaimportuj CSV z poprzedniego kwartału, żeby pojawiły się tylko naprawdę nowe sprzedaże.
• Próba fakturowania Alias bez wypłat środków: fakturowanie Alias czyta wypłaty środków, żeby wyznaczyć kurs EUR. Okresu bez wypłat środków nie da się zafakturować w EUR (użyj Alias USD Only, jeśli potrzebujesz USD).

Przykład z obliczeniami. Kupujesz parę prywatnie za 120 € bez VAT do odliczenia i sprzedajesz ją za 180 € w procedurze marży. VAT należy się od 60 € marży, a nie od pełnych 180 €. Przy stawce 19% kwota VAT wynosi około 9,58 €. Twoja sytuacja w procedurze marży jest więc dużo lepsza niż wtedy, gdyby standardowy VAT objął całe 180 €. Faktura pokazuje adnotację o procedurze marży zamiast osobnej pozycji VAT do odliczenia. Pomyl oznaczenie systemu, a ta sama sprzedaż błędnie pokaże VAT od 180 €. Ten błąd pozostaje niewidoczny, dopóki księgowy albo audytor nie znajdzie ich za cały kwartał. (Kwoty przykładowe; potwierdź stawki i rozliczenie z księgowym.)