Umsatzsteuer für Sneaker-Reseller: Differenz- oder Regelbesteuerung

Fast jede Umsatzsteuerfrage, vor der ein europäischer Reseller steht, läuft auf eine von zwei Regelungen hinaus. Bei der Regelbesteuerung fällt Umsatzsteuer auf den vollen Verkaufspreis an, und du kannst dir die Vorsteuer, die du beim Einkauf des Bestands bezahlt hast, normalerweise zurückholen. Bei der Differenzbesteuerung (der Regelung für Gebrauchtwaren) fällt Umsatzsteuer nur auf deine Marge an. Die Marge ist die Differenz zwischen Einkaufs- und Verkaufspreis. Du ziehst keine Vorsteuer ab, weil keine angefallen ist.

Die Differenzbesteuerung gibt es für Waren wie gebrauchte und viele Resell-Sneaker, die von Privatpersonen oder anderen differenzbesteuernden Händlern gekauft wurden, ohne dass dabei abziehbare Umsatzsteuer angefallen ist. Würde man darauf die volle Umsatzsteuer berechnen, würde derselbe Wert doppelt besteuert. Die Regelung ist für einen großen Teil des Resell-Bestands die korrekte Behandlung, kein Schlupfloch.

Welche Regelung die richtige ist, hängt vor allem von zwei Dingen ab: wie du den Bestand eingekauft hast und deinem Registrierungsstatus. Allgemein gilt:

• Gekauft von einem privaten Verkäufer oder einem differenzbesteuernden Händler, ohne abziehbare Umsatzsteuer → in der Regel ist die Differenzbesteuerung die richtige, und Umsatzsteuer fällt nur auf deine Marge an.
• Gekauft von einem umsatzsteuerlich registrierten Unternehmen mit ordnungsgemäßer Rechnung mit ausgewiesener Umsatzsteuer → du ziehst diese Vorsteuer in der Regel ab und verkaufst mit Regelbesteuerung.
• B2B-Verkauf über eine EU-Grenze an einen umsatzsteuerlich registrierten Käufer → das ist meist eine steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung (mehr zu den Marktplätzen weiter unten), die wiederum anders behandelt wird.

Aus der Wahl folgen zwei praktische Einschränkungen. Eine Rechnung mit Differenzbesteuerung darf die Umsatzsteuer nicht als separate, abziehbare Position ausweisen. Sie enthält stattdessen einen Hinweis auf die Differenzbesteuerung, damit dein Käufer daraus keine Vorsteuer abziehen kann. Außerdem kannst du die Regelungen nicht in einer Position mischen: Ein Paar wird entweder differenzbesteuert oder regelbesteuert verkauft, nicht beides. Wenn die Regelung pro Verkauf stimmt, bleiben alle späteren Dokumente einheitlich.

Die Wahl wirkt sich auf deinen Gewinn aus, nicht nur auf deinen Papierkram. Bei der Regelbesteuerung berechnest du Umsatzsteuer auf den ganzen Preis, ziehst aber die gezahlte Vorsteuer ab. Bei Bestand, der mit ordnungsgemäßer Rechnung mit Umsatzsteuer gekauft wurde, ist das oft neutral bis günstig. Bei der Differenzbesteuerung berechnest du Umsatzsteuer nur auf die Spanne. Das ist bei Bestand ohne abziehbare Umsatzsteuer meist das bessere Ergebnis. Dafür verzichtest du auf jeden Vorsteuerabzug und kannst einem Käufer keine abziehbare Umsatzsteuer ausweisen. Keine der beiden ist grundsätzlich „günstiger“. Welche die richtige ist, hängt davon ab, wie du das Paar eingekauft hast.

Die Differenzbesteuerung braucht außerdem eigene Aufzeichnungen. Die Umsatzsteuer fällt auf die Differenz zwischen Einkaufs- und Verkaufspreis an. Du musst also beide für jeden differenzbesteuerten Artikel belegen können. Das heißt: ein sauberer Einkaufsbeleg pro Einheit, nicht nur eine Verkaufssumme. Das ist die Kostenbasis pro Einheit, die beim Wareneingang erfasst wird. Das ist ein praktischer Grund, die Kosten beim Eintreffen des Bestands zu erfassen, statt sie am Quartalsende zu rekonstruieren.

Viele Reseller verkaufen unter beiden Regelungen. Wenn du das tust, kennzeichne jedes Paar beim Verkauf richtig. Die MwSt.-Einstellungen pro Profil und pro Controller übertragen diese Kennzeichnung dann auf die Rechnung. So werden die beiden Regelungen nie in einem Dokument vermischt.

Sobald Reselling kein Hobby mehr ist, sondern ein Gewerbe, wird die Registrierung zum Thema. Allgemeine Ratschläge richten hier den größten Schaden an, weil sich die Zahlen von Land zu Land unterscheiden.

Ein paar Regeln solltest du kennen, die Details musst du aber vor Ort prüfen. Die meisten EU-Länder haben einen nationalen Schwellenwert für die Umsatzsteuerregistrierung, unter dem sich kleine Verkäufer nicht registrieren müssen, und diese Schwellenwerte unterscheiden sich stark. Für grenzüberschreitende B2C-Verkäufe in andere EU-Länder gibt es einen EU-weiten Schwellenwert für Fernverkäufe. Darüber berechnest du den lokalen Umsatzsteuersatz des Käufers, meist über die One-Stop-Shop-Erklärung (OSS), statt dich in jedem Land zu registrieren. Für die Wahl der Differenzbesteuerung oder den Verzicht darauf gelten eigene Bedingungen und Aufzeichnungspflichten.

Diesen Teil unterschätzen Reseller. Dasselbe Paar, zum selben Betrag verkauft, wird je nach Marktplatz anders behandelt. Jede Plattform nimmt die Ware in einem anderen Land an und nutzt ein anderes Verkäufermodell. Der große Unterschied ist B2B oder B2C.

Die genauen Abläufe jeder Plattform ändern sich, und du solltest jeden Punkt direkt bei der Plattform bestätigen. Fest steht: Nettoauszahlung und umsatzsteuerliche Behandlung hängen zusammen. Ein B2B-Verkauf zum Nullsatz kommt anders bei dir an als derselbe Preis als B2C-Verkauf mit enthaltener lokaler Umsatzsteuer. Vergleiche hier keine Angebotspreise. Vergleiche mit dem Price Comparator, was nach Gebühren und Umsatzsteuer bei dir ankommt, und entscheide dann, wo das Paar verkauft werden soll.

Deine steuerliche Position legt dein Steuerberater fest, nicht RestocksAIO. Die App wendet die Position, für die du dich entschieden hast, einheitlich auf jeden Preis, jede Auszahlung und jedes Dokument an. Die Umsatzsteuer-Einstellungen liegen an einigen zusammenhängenden Stellen.

Erstens: Der Umsatzsteuermodus wird pro Unternehmensprofil und pro Controller festgelegt, einschließlich einer eigenen Einstellung für die Differenzbesteuerung. Ein Profil oder Controller mit Differenzbesteuerung erzeugt die passenden Unterlagen und nie versehentlich eine Rechnung mit Regelbesteuerung. Zweitens: Deine Lowest Payout wird pro Konto um die Umsatzsteuer bereinigt. Ein höheres Angebot kann daher zu Recht unter deiner echten Untergrenze landen, sobald seine umsatzsteuerliche Behandlung (einschließlich Differenzbesteuerung) eingerechnet ist. Bricker und Offer Sniper berücksichtigen das beide. Drittens: Der Calculator enthält einen schnellen Umsatzsteuerrechner und einen Auszahlungsrechner pro Plattform. So prüfst du eine Zahl, bevor du dich festlegst.

Wenn du als deutscher Verkäufer B2B in ein anderes EU-Land lieferst, ist die Gelangensbestätigung das Dokument, das belegt, dass die Ware die Grenze überquert hat. Mit diesem Nachweis kannst du die innergemeinschaftliche Lieferung steuerfrei behandeln. Nach deutschem Steuerrecht (§17a UStDV) ist sie für diese B2B-Geschäfte in der EU Pflicht. Sie ist außerdem der Beleg, den du brauchst, falls eine Steuerbefreiung jemals in Frage gestellt wird.

Der klassische Fall ist der Verkauf an StockX. Das europäische Authentifizierungszentrum von StockX nimmt die Ware in Veldhoven in den Niederlanden an. Die Bestätigung belegt, dass deine Paare Deutschland verlassen haben und in einen anderen Mitgliedstaat gelangt sind. RestocksAIO erstellt sie automatisch zusammen mit deinen Rechnungen, wenn du Generate Invoices für passende Verkäufe ausführst. Die Bestätigung nennt dich als Lieferanten mit deiner USt-IdNr. und die Plattform als EU-Kunden mit ihrer USt-IdNr. Sie enthält außerdem Menge und handelsübliche Bezeichnung sowie Ort und Monat des Eingangs. Eine Anlage mit Einzelaufstellung ergänzt Bestellnummern, SKUs, Größen, Lieferdaten, Versand- und Empfängerländer sowie Sendungsnummern.

Die Art der Rechnung ist so wichtig wie der Umsatzsteuermodus. RestocksAIO bietet mehrere an. Welche verfügbar sind, hängt von der Plattform ab. Summary fasst Verkäufe in einer Rechnung zusammen. SummaryByCashout erstellt eine Rechnung pro Cashout (StockX/Alias). SummaryByVatRates trennt B2B-Verkäufe und Verkäufe mit Umsatzsteuer (Alias). Individual erstellt eine Rechnung pro Verkauf. Simplified fasst alles in einer einzigen Summenzeile zusammen. Du kannst auch nach Zeitraum, aus einer Sale-History-CSV des Marktplatzes oder aus einer eigenen Vorlage erstellen.

Fertige Rechnungen müssen nicht in der App bleiben. Sie gehen direkt an LexOffice, SevDesk, Fakturownia oder Infakt. So landet das Dokument aus dem Verkauf in dem Tool, mit dem dein Steuerberater ohnehin arbeitet. RestocksAIO erstellt Rechnungen und Gelangensbestätigungen mit korrekter Umsatzsteuer und überträgt sie an diese Tools. Deine Umsatzsteuervoranmeldung reicht die App nicht ein. Abgabe und Beratung bleiben bei deinem Steuerberater oder deiner Buchhaltungssoftware.

Steuerfreie B2B-Verkäufe passieren nicht automatisch. Jeder Marktplatz hat einen eigenen Einrichtungsschritt. Machst du dabei einen Fehler, wird Umsatzsteuer berechnet, wo keine anfallen sollte, oder deine Rechnungen werden abgelehnt. Die Abläufe ändern sich mit der Zeit, also bestätige jeden Punkt direkt bei der Plattform. Das allgemeine Muster ist stabil genug, um damit zu planen.

Bei StockX trägst du deine USt-IdNr. in den regulatorischen Einstellungen deines Kontos ein. Sobald sie erkannt ist, musst du StockX in der Regel keine Rechnungen schicken. Bei Alias schickst du deine Verkäufer-User-ID und deine USt-IdNr. an das Steuerteam von GOAT, damit das Konto umgestellt wird. Danach schickst du einmal im Monat deine Rechnungen. Die Rechnungserstellung von RestocksAIO ist für genau so einen wiederkehrenden Stapel gebaut. Bei WeTheNew beantragst du die B2B-Umstellung über den Verkäuferkontakt. Danach ändert sich die Behandlung deiner Auszahlung, und auch hier schickst du monatlich Rechnungen.

Das Muster: USt-IdNr. einmal pro Plattform hinterlegen, dann jeden Monat Rechnungen schicken. Weil die Rechnungen aus den Verkaufsdaten entstehen, ist dieser monatliche Versand ein einziger Stapellauf.

Bei der Umsatzsteuer kommt es auf die Dokumentation an. Die richtige Behandlung ist wertlos, wenn du die Belege dazu nicht vorlegen kannst. Erstellst du die Unterlagen aus den Verkaufsdaten, entsteht die Spur während der Arbeit, und du musst sie nicht zum Jahresende rekonstruieren. In jedem Zeitraum archivierst du einen einheitlichen Satz: die Rechnungen (im richtigen Besteuerungsverfahren und in der richtigen Sprache), die Gelangensbestätigungen für innergemeinschaftliche Lieferungen und die Zustellnachweise als PDF, die belegen, dass die Ware bewegt wurde.

Rechnungen gehen an LexOffice, SevDesk, Fakturownia oder Infakt. Dein Steuerberater arbeitet so mit aktuellen Unterlagen statt mit einem Schuhkarton kurz vor der Frist. Analytics bietet einen CSV-Export, wenn er die Rohdaten sehen will. Die Gewohnheiten, die Prüfungen schmerzfrei machen, sind einfach. Erstelle die Dokumente im selben Durchlauf. Bewahre sie zusammen mit dem zugehörigen Verkauf auf. Lass nie ein Quartal undokumentiert. Setz das Kennzeichen für das Besteuerungsverfahren und die Plattformeinrichtung richtig, und erstelle die Unterlagen regelmäßig. Eine Prüfung ist dann eine Akte, die du übergibst, und kein verlorener Monat.

Ein paar Fehler verursachen die meisten Umsatzsteuerprobleme von Resellern:

• Ein Verkauf mit Differenzbesteuerung erzeugt eine Rechnung mit Regelbesteuerung: Das behebst du, indem du den Umsatzsteuermodus einmal am Profil oder Controller festlegst und nicht pro Dokument.
• Eine Gelangensbestätigung, deren Zahlen nicht zur Rechnung passen: Das vermeidest du, indem du beide zusammen aus denselben Daten erstellst.
• Fehlende ausstehende Verkäufe an einer Quartalsgrenze: Erstelle über zwei Quartale und setz den Haken bei "Import old CSV to remove dupe". Importiere die CSV des Vorquartals, damit nur die wirklich neuen Verkäufe erscheinen.
• Alias-Rechnungen ohne Cashouts: Die Alias-Rechnungsstellung liest die Cashouts, um den EUR-Kurs abzuleiten. Ein Zeitraum ohne Cashouts lässt sich nicht in EUR abrechnen (nutze Alias USD Only, wenn du USD brauchst).

Rechenbeispiel. Du kaufst ein Paar privat für 120 € ohne abziehbare Vorsteuer und verkaufst es mit Differenzbesteuerung für 180 €. Die Umsatzsteuer fällt auf die Marge von 60 € an, nicht auf die vollen 180 €. Bei einem Satz von 19 % beträgt der Umsatzsteueranteil rund 9,58 €. Deine Position mit Differenzbesteuerung ist damit deutlich besser, als wenn die Regelbesteuerung auf die vollen 180 € anfiele. Die Rechnung zeigt den Hinweis auf die Differenzbesteuerung statt einer separat ausgewiesenen Umsatzsteuer. Setzt du das Kennzeichen falsch, würde derselbe Verkauf fälschlich Umsatzsteuer auf 180 € ausweisen. Dieser Fehler bleibt unsichtbar, bis ein Steuerberater oder Betriebsprüfer ein ganzes Quartal davon findet. (Zahlen zur Veranschaulichung; kläre Sätze und Behandlung mit deinem Steuerberater.)