Hoja de cálculo gratis para la reventa (Google Sheets y Excel) y cuándo pasar a un software

La hoja sigue una regla: una fila por cada unidad física que tienes. Dos pares del mismo código de estilo en la misma talla son dos filas. Rara vez comparten precio de compra, fecha de venta o marketplace. Escribes en las columnas blancas. Las columnas grises son fórmulas y se rellenan solas en cuanto se registra una venta. Dos filas de ejemplo muestran el patrón. Bórralas antes de empezar.

Este ejemplo usa las deducciones del pedido que introduces. No predice las comisiones del marketplace: importe neto = 180 − 20; beneficio = 160 − 120. El libro calcula estas columnas a partir de los datos de venta que introduces.

Google Sheets

1. Descarga el archivo .xlsx.
2. En Google Drive, elige Nuevo → Subir archivo, selecciona el archivo y ábrelo. Sheets lo edita como archivo de Excel.
3. Para convertirlo en una hoja de Google nativa, elige Archivo → Guardar como hoja de cálculo de Google. Las fórmulas y los desplegables se conservan.

¿Ya tienes abierta una hoja en blanco? Usa Archivo → Importar → Subir, selecciona el archivo y elige Reemplazar hoja de cálculo para que se importen las cuatro pestañas.

Excel

Abre el .xlsx directamente. Los archivos descargados de internet suelen abrirse en Vista protegida: pulsa Habilitar edición para que las fórmulas calculen. Excel para la web lo abre cuando el archivo está en OneDrive, y LibreOffice Calc también lo abre.

Todas las fórmulas usan funciones compatibles con Google Sheets y Excel (IF, SUM, SUMIFS, COUNTIFS, AVERAGE, DATE). No hay macros ni scripts que autorizar.

El resumen lee la pestaña Inventory y no necesita ningún dato salvo el año.

• Totales: unidades registradas, vendidas y sin vender. Gasto total. Stock sin vender a coste (el dinero que sigue inmovilizado en inventario). Ingresos, comisiones, importe neto y beneficio de las unidades vendidas. ROI de las unidades vendidas. Media de días hasta la venta.
• Por marketplace: unidades vendidas, ingresos, comisiones, importe neto, beneficio y media de días hasta la venta de cada marketplace de la pestaña Lists. Las ventas con un marketplace que no está en la lista se cuentan en una fila general, así que no se pierde ninguna venta.
• Por mes: las mismas cifras por mes de la fecha de venta, más un total anual. Cambia la celda del año para ver otro año.

Registra el dinero en una sola moneda. Si vendes en euros y en libras, convierte a tu moneda de referencia antes de escribir las cifras, o los totales mezclarán unidades.

1. Una fila es una unidad propia. Una columna de cantidad puede resumir el stock, pero las filas por unidad son más seguras en cuanto el coste de compra, el estado o la situación de venta son distintos.
2. Publicar en otro sitio no crea filas nuevas. Un par publicado en tres marketplaces sigue siendo una fila. Anota los otros anuncios en Notes o en una pestaña de anuncios aparte que haga referencia a la fila, nunca como stock extra.
3. El estado tiene un solo responsable. Decide quién registra el alta, la venta, la devolución y la cancelación, y cuándo.

Las columnas que faltan rara vez son el motivo por el que falla una hoja de cálculo. Lo más habitual es que dos personas o dos exportaciones de marketplaces sobrescriban el mismo registro.

Al dar de alta, añade la fila con el código de estilo, la talla, la fecha y el precio de compra, y pon Status en In hand. Al publicar, rellena Marketplace, Listed price y Status. Al empezar y al acabar cada día, revisa las ventas en cada marketplace. Rellena Sale date, Sale price y Fees, y pon Status en Sold. Después retira los anuncios de la unidad en todos los demás sitios antes de que un segundo comprador la pida.

Haz una revisión semanal de excepciones: filas duplicadas de la misma unidad, filas Listed que ya se vendieron en otro sitio, filas Sold sin comisiones, precios de compra que faltan. Estas revisiones hacen a mano lo que impondrían las reglas de un software.

El límite no es un número concreto de pares. Da el paso cuando dos o más de estas cosas sean habituales. La misma unidad está publicada en tres o más sitios. Las ventas se descubren tarde. La cantidad no coincide entre marketplaces. Ajustar precios te lleva una tarde. Varias personas editan el archivo. El cierre de mes significa rehacer importes y documentos a partir de exportaciones.

Más fórmulas pueden esconder estos problemas durante un tiempo. No pueden hacer que un marketplace envíe una venta a la hoja ni que se retire el anuncio correspondiente en otro sitio. Ese es el trabajo de un software de gestión de inventario de zapatillas. Mantiene conectados el stock propio, los anuncios activos, las ventas confirmadas y los importes en todos los marketplaces, donde una hoja de cálculo depende de los hábitos.

1. Deja de añadir columnas y elimina las filas duplicadas de la misma unidad.
2. Normaliza el código de estilo, la escala de tallas, la moneda, el estado del producto y los valores de estado.
3. Separa las unidades propias, los anuncios activos y las ventas cerradas.
4. Importa un lote pequeño y cuádralo con la estantería física.
5. Conecta un marketplace, comprueba cómo funcionan la venta y la retirada de anuncios y después añade el resto.
6. Guarda el archivo antiguo en solo lectura como archivo fechado.

La hoja de seguimiento y el CSV de inventario manual son formatos para llevar el seguimiento. No son plantillas de importación de la app. Descarga la plantilla actual desde el CSV Menu de la app y sigue la guía de CSV Import. Asigna el código de estilo a StyleCode, la región de talla a SizeType y la talla a Size. Rellena StorePrice, Quantity y el Listing Mode compatible con el flujo de anuncios que quieras usar. Guarda el historial de compras, ventas e importes en la hoja de seguimiento. No añadas columnas a la plantilla de la app. Importa un lote pequeño, revisa los errores y confirma las filas validadas antes de vincular anuncios.