Folha de cálculo grátis para controlar a revenda (Google Sheets e Excel) e quando passar para software

A folha segue uma regra: uma linha por cada unidade física que tens. Dois pares do mesmo style code no mesmo tamanho são duas linhas. Raramente têm o mesmo preço de compra, a mesma data de venda ou o mesmo marketplace. Escreves nas colunas brancas. As colunas cinzentas são fórmulas e preenchem-se sozinhas assim que uma venda é registada. Duas linhas de exemplo mostram o padrão. Apaga-as antes de começares.

Este exemplo usa as deduções da encomenda que introduzes. Não prevê as taxas dos marketplaces: valor líquido = 180 − 20; lucro = 160 − 120. O livro calcula estas colunas a partir dos dados de venda que introduzes.

Google Sheets

1. Descarrega o ficheiro .xlsx.
2. No Google Drive, escolhe Novo → Carregamento de ficheiros, seleciona o ficheiro e abre-o. O Sheets edita-o como ficheiro Excel.
3. Para o converter numa Google Sheet nativa, escolhe Ficheiro → Guardar como Google Sheets. As fórmulas e as listas pendentes mantêm-se.

Já tens uma folha em branco aberta? Usa Ficheiro → Importar → Carregar, seleciona o ficheiro e escolhe Substituir folha de cálculo para que os quatro separadores venham todos.

Excel

Abre o .xlsx diretamente. Os ficheiros descarregados da internet costumam abrir na Vista Protegida: clica em Ativar Edição para que as fórmulas calculem. O Excel para a Web abre-o quando o ficheiro estiver no OneDrive, e o LibreOffice Calc também o abre.

Todas as fórmulas usam funções suportadas pelo Google Sheets e pelo Excel (IF, SUM, SUMIFS, COUNTIFS, AVERAGE, DATE). Não há macros nem scripts para autorizar.

O resumo lê o separador Inventory e não precisa de nenhum dado além do ano.

• Totais: unidades registadas, vendidas e por vender. Total gasto. Stock por vender ao custo (o dinheiro ainda preso no stock). Receita, taxas, valor líquido e lucro das unidades vendidas. ROI das unidades vendidas. Média de dias até à venda.
• Por marketplace: unidades vendidas, receita, taxas, valor líquido, lucro e média de dias até à venda para cada marketplace do separador Lists. As vendas marcadas com um marketplace que não está na lista contam numa linha genérica, para nenhuma venda se perder.
• Por mês: os mesmos valores por mês da data de venda, mais um total anual. Muda a célula do ano para ver outro ano.

Regista o dinheiro numa só moeda. Se vendes em euros e libras, converte para a tua moeda de referência antes de escreveres os valores, senão os totais misturam unidades.

1. Uma linha é igual a uma unidade tua. Uma coluna de quantidade pode resumir o stock, mas as linhas por unidade são mais seguras quando o custo de compra, o estado ou a situação de venda diferem.
2. Os anúncios noutros sites não são linhas novas. Um par ativo em três marketplaces continua a ser uma linha. Regista os outros anúncios em Notes ou num separador de anúncios à parte que remeta para a linha, nunca como stock extra.
3. O estado tem um único responsável. Decide quem regista a entrada, a venda, a devolução e o cancelamento, e quando.

Raramente é por faltarem colunas que uma folha de cálculo falha. Mais vezes, duas pessoas ou duas exportações de marketplaces escrevem por cima do mesmo registo.

À entrada, acrescenta a linha com style code, tamanho, data e preço de compra, e põe Status em In hand. Quando anuncias, preenche Marketplace, Listed price e Status. No início e no fim de cada dia, verifica as vendas em todos os marketplaces. Preenche Sale date, Sale price e Fees, e põe Status em Sold. Depois remove os anúncios da unidade em todos os outros sites antes de um segundo comprador a encomendar.

Faz uma verificação semanal de exceções: linhas duplicadas para a mesma unidade, linhas Listed que já venderam noutro sítio, linhas Sold sem taxas, preços de compra em falta. Estas verificações fazem à mão o que as regras de um software imporiam.

O limite não é um número específico de pares. Muda quando duas ou mais destas situações se tornarem rotina. A mesma unidade está ativa em três ou mais sites. As vendas são descobertas tarde. A quantidade difere entre marketplaces. Ajustar preços leva uma noite. Várias pessoas editam o ficheiro. O fim do mês obriga a reconstruir valores líquidos e documentos a partir de exportações.

Mais fórmulas podem esconder estes problemas durante algum tempo. Não conseguem fazer um marketplace enviar uma venda para a folha nem remover o anúncio correspondente noutro sítio. Esse é o trabalho de um software de gestão de stock de sapatilhas. Mantém o stock que tens, os anúncios ativos, as vendas confirmadas e os valores líquidos ligados entre marketplaces, onde uma folha de cálculo depende de hábitos.

1. Congela as colunas novas e remove as linhas duplicadas da mesma unidade.
2. Normaliza os valores de style code, escala de tamanho, moeda, estado e situação.
3. Separa as unidades que tens, os anúncios ativos e as vendas concluídas.
4. Importa um lote pequeno e confere-o com a prateleira física.
5. Liga um marketplace, verifica o comportamento das vendas e da remoção de anúncios e depois junta os restantes.
6. Guarda o ficheiro antigo só de leitura, como arquivo datado.

A folha de controlo e o CSV de stock manual são esquemas para controlo. Não são modelos de importação para a aplicação. Descarrega o modelo atual no CSV Menu da aplicação e segue o guia de CSV Import. Faz corresponder o style code a StyleCode, a região do tamanho a SizeType e o tamanho a Size. Indica StorePrice, Quantity e o Listing Mode suportado para o fluxo de anúncios que pretendes. Mantém na folha de controlo o histórico de compras, vendas e valores líquidos. Não acrescentes colunas ao modelo da aplicação. Importa um lote pequeno, verifica os erros e confirma as linhas validadas antes de ligares anúncios.