Gratis reseller-tracker als spreadsheet (Google Sheets en Excel), en wanneer je overstapt op software

De tracker volgt één regel: één rij per fysieke unit die je bezit. Twee paren met dezelfde stijlcode in dezelfde maat zijn twee rijen. Ze hebben zelden dezelfde inkoopprijs, verkoopdatum of marktplaats. Je typt in de witte kolommen. De grijze kolommen zijn formules en vullen zichzelf zodra een verkoop is ingevoerd. Twee voorbeeldrijen laten het patroon zien. Verwijder ze voordat je begint.

Dit voorbeeld gebruikt de inhoudingen per bestelling die je invoert. Het voorspelt geen kosten van marktplaatsen: uitbetaling = 180 − 20; winst = 160 − 120. Het werkboek berekent deze kolommen uit je verkoopgegevens.

Google Sheets

1. Download het .xlsx-bestand.
2. Kies in Google Drive New → File upload, selecteer het bestand en open het. Sheets bewerkt het als Excel-bestand.
3. Wil je er een echte Google Sheet van maken, kies dan File → Save as Google Sheets. De formules en keuzelijsten gaan mee.

Heb je al een lege sheet open? Gebruik File → Import → Upload, kies het bestand en selecteer Replace spreadsheet, zodat alle vier de tabbladen meekomen.

Excel

Open het .xlsx-bestand direct. Bestanden die je van internet downloadt, openen meestal in de beveiligde weergave: klik op Enable Editing zodat de formules rekenen. Excel voor het web opent het zodra het bestand in OneDrive staat, en LibreOffice Calc opent het ook.

Elke formule gebruikt functies die zowel Google Sheets als Excel ondersteunen (IF, SUM, SUMIFS, COUNTIFS, AVERAGE, DATE). Er zijn geen macro's en geen scripts die je moet toestaan.

Het overzicht leest het tabblad Inventory en heeft geen invoer nodig behalve het jaar.

• Totalen: ingevoerde, verkochte en onverkochte units. Totaal uitgegeven. Onverkochte voorraad tegen kostprijs (het geld dat nog in voorraad vastzit). Omzet, kosten, uitbetaling en winst op verkochte units. ROI op verkochte units. Gemiddelde verkooptijd.
• Per marktplaats: verkochte units, omzet, kosten, uitbetaling, winst en gemiddelde verkooptijd voor elke marktplaats op het tabblad Lists. Verkopen met een marktplaats die niet op de lijst staat, worden in een verzamelrij geteld, zodat geen verkoop verdwijnt.
• Per maand: dezelfde cijfers per maand van de verkoopdatum, plus een jaartotaal. Wijzig de jaarcel om een ander jaar te bekijken.

Noteer bedragen in één valuta. Verkoop je in euro's en ponden, reken dan om naar je rapportagevaluta voordat je de cijfers invoert, anders tellen de totalen verschillende eenheden op.

1. Eén rij is één unit die je bezit. Een kolom met aantallen kan voorraad samenvatten, maar rijen per unit zijn veiliger zodra inkoopprijs, staat of verkoopstatus verschillen.
2. Crosslistings zijn geen nieuwe rijen. Een paar dat op drie marktplaatsen live staat, is nog steeds één rij. Noteer de andere advertenties in Notes of in een apart tabblad met advertenties dat naar de rij verwijst, nooit als extra voorraad.
3. Status heeft één eigenaar. Bepaal wie binnenkomst, verkoop, retour en annulering invoert, en wanneer.

Ontbrekende kolommen zijn zelden de reden dat een spreadsheet faalt. Vaker overschrijven twee mensen of twee exports van marktplaatsen hetzelfde record.

Voeg bij binnenkomst de rij toe met stijlcode, maat, inkoopdatum en prijs, en zet Status op In hand. Als je adverteert, vul je Marketplace en Listed price in en pas je Status aan. Controleer aan het begin en eind van elke dag alle marktplaatsen op verkopen. Vul Sale date, Sale price en Fees in en zet Status op Sold. Verwijder daarna de advertenties van de unit op elke andere site voordat een tweede koper hem bestelt.

Doe elke week een controle op uitzonderingen: dubbele rijen voor dezelfde unit, rijen op Listed die elders al verkocht zijn, rijen op Sold zonder kosten, ontbrekende inkoopprijzen. Deze controles doen met de hand wat regels in software zouden afdwingen.

De grens is geen bepaald aantal paren. Stap over als twee of meer van deze dingen normaal worden. Dezelfde unit staat op drie of meer sites live. Verkopen worden laat ontdekt. Aantallen verschillen tussen marktplaatsen. Prijsaanpassing kost een avond. Meerdere mensen bewerken het bestand. Het einde van de maand betekent uitbetalingen en documenten opnieuw opbouwen uit exports.

Meer formules kunnen deze problemen een tijdje verbergen. Ze kunnen een marktplaats geen verkoop in de sheet laten zetten of de bijbehorende advertentie elders laten verwijderen. Dat is het werk van software voor sneakervoorraadbeheer. Die houdt je eigen voorraad, live advertenties, bevestigde verkopen en uitbetalingen gekoppeld over marktplaatsen heen, waar een spreadsheet op gewoontes vertrouwt.

1. Voeg geen nieuwe kolommen meer toe en verwijder dubbele rijen voor dezelfde unit.
2. Maak de waarden voor stijlcode, maatsysteem, valuta, staat en status uniform.
3. Scheid units die je bezit, live advertenties en afgeronde verkopen.
4. Importeer een kleine batch en controleer die tegen het fysieke schap.
5. Koppel één marktplaats, controleer het gedrag bij verkoop en offline halen, en voeg daarna de rest toe.
6. Bewaar het oude bestand alleen-lezen als gedateerd archief.

Het trackerwerkboek en de handmatige voorraad-CSV zijn indelingen om bij te houden. Het zijn geen importtemplates voor de app. Download de actuele template uit het CSV Menu van de app en volg de handleiding voor CSV-import. Koppel de stijlcode aan StyleCode, de maatregio aan SizeType en de maat aan Size. Vul StorePrice, Quantity en de ondersteunde Listing Mode in voor de advertentiewerkwijze die je wilt. Bewaar historische gegevens over inkoop, verkoop en uitbetaling in de tracker. Voeg geen kolommen toe aan de template van de app. Importeer een kleine batch, bekijk de fouten en bevestig de gevalideerde rijen voordat je advertenties koppelt.